自治会費や町内会費の徴収で、お留守が多いご家庭があるかと思います。
そんな時に、何度も訪問するのは骨が折れますよね。
こちらの記事では、不在時にポストインできる簡単な例文のテンプレートをご紹介しています。
不在の際の再訪のお知らせ、日程の変更などなど、集金の状況に応じていくつかの例文を載せています。
また、不在の家庭に事前に対応できる方法についても言及していますので、ぜひチェックしてみてくださいね。
町内会費集金の例文テンプレート
まずは、訪問したのに不在だった場合の再訪のための例文です。
再訪のお知らせ
例文１
拝啓
日頃より地域の活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
このたびは、自治会費の集金のためにお伺いいたしましたが、残念ながらお会いすることができませんでした。
大変お手数をおかけしますが、近日中に再訪させていただく予定です。もしご都合の良い日時がございましたら、お手数ですが下記の連絡先までご一報いただけますと幸いです。
皆様のご都合に極力配慮しながら調整させていただきますので、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
お名前（自治会の役職名など）
連絡先（電話番号など）
集金日の調整依頼
例文２
拝啓
いつも地域活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
先日、自治会費の集金のためお伺いしたところ、残念ながらご不在とのことでお会いできませんでした。つきましては、●月●日に再度訪問させていただく予定です。
その日がご都合悪い場合は、事前にお知らせいただければ別の日時に調整いたしますので、以下の連絡先までご連絡いただけますでしょうか。
ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
お名前（自治会の役職名など）
連絡先（電話番号など）
例文３
拝啓
いつも地域活動へのご理解とご協力に感謝しております。
先日は自治会費の集金のためにお伺いしましたが、ご不在でお会いすることができませんでした。
お手数をおかけして申し訳ありません。次にお伺いする際、ご都合の良い日がありましたら教えていただけますでしょうか。
ご指定いただける日時があれば、事前に調整し、訪問させていただきたいと考えております。下記連絡先まで、ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけると助かります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
お名前（自治会の役職名など）
連絡先（電話番号など）
振込のご提案
例文４
拝啓
いつも地域のためにご協力いただき、心より感謝申し上げます。
先日は自治会費の集金のためにお伺いいたしましたが、ご不在でしたためお会いできませんでした。大変お手数ですが、ご都合の良い時に自治会長宛に振込でのお支払いをお願いできますでしょうか。振込先の詳細は以下の通りです。
銀行名：〇〇銀行
支店名：〇〇支店
口座番号：普通口座 1234567
口座名義：〇〇自治会（自治会長名）振込の際は、お名前と住所を明記いただきますようお願い申し上げます。
振込が完了しましたら、ご一報いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
引き続きのご協力とご理解、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
お名前（自治会の役職名など）
連絡先（電話番号など）
文書作成の際の留意点
文書には以下の情報を必ず含めてください。
氏名（役職など）
電話番号（可能であれば）
集金額
町内会費・自治会費の自宅での受取りについてのガイド
町内会費や自治会費をご自宅まで行って集金する際は、次のようなことに注意してください。
自宅での受取日時の設定
町内会費や自治会費の受け取りを自宅で行う際は、事前に在宅予定の時間や曜日をお知らせするとスムーズです。
例えば、ご自身が在宅が確実な時間帯を選び、「この時間にお越しいただけますか」というメッセージをポストに入れておくと、集金の方も訪問しやすくなります。
支払う金額の明確化
支払い時の小さなごたごたを避けるため、事前に必要な会費の正確な金額を伝えて、それに合わせた額をご用意いただくことをお勧めします。
また、おつりが必要な場合に備え、少しの小銭も用意しておくと便利です。
領収書の即時交付
会費をお受け取りした際には、その場で領収書をお渡しできるよう、事前に準備しておくことが大切です。
これにより、お支払いが正式に行われたことが記録され、双方にとって確認が容易になります。
感謝の表現を忘れずに
会費の搬送と受け取りは、日々の忙しい中で行われますので、受け取る際は感謝の気持ちを必ず伝えましょう。
「お忙しい中をありがとうございます」「お手数をおかけしてすみません」など、心温まる言葉を添えることが大切です。
これによって、今後も良好なご近所関係を続けることができます。
いつも不在がちな家庭への集金対策
集金日を事前に知らせる
徴収予定日を住民の皆さまに事前にお知らせすることで、在宅を促しましょう。
お知らせは手紙、メール、SNS、地域掲示板など、さまざまな方法で伝えると効果的です。
住民の皆さまが、都合の良い時間を選べるようにしましょう。
代理人による集金
地域内で信頼されている方に、お留守のご家庭の代わりに徴収をお願いする方法です。
近所の信頼できる方が代理で集金を行うことで、収集の成功率を上げられます。
オンラインでの支払い
インターネットを利用したオンライン決済を導入することで、どこにいても会費の支払いが可能になります。
クレジットカードや銀行振込を利用して、手軽にお支払いいただけます。
さらに、徴収が難しい場合は、地域の役員と相談し、追加の対策を設けることも考えましょう。
他の役員さんからのアドバイスやサポートを得ることで、より効果的な解決策を見つけることができます。
常にお留守のご家庭への徴収方法について いつもお留守がちなご家庭には、上記の方法をご検討ください。
町内会費集金の例文テンプレートとは？まとめ
常に不在の家庭への町内会費・自治会費の徴収の際に役立つ例文テンプレートなどをご紹介し
町内会費や自治会費の徴収において、常に不在がちな家庭に対しては、いくつかの工夫が必要になります。
再訪の日時を事前に明確に伝える、信頼できる人に代理で徴収を依頼するなどの方法が有効です。
さらに、自治会や町内会の役員と相談し、新たなアプローチを提案してもらうことも一つの手です。
早めに対話を始め、最適な解決策を見つけましょう。
